Resumen de la práctica

ANTECEDENTES, CONTEXTO Y SITUACIÓN INICIAL:
Actualmente, en la página web de la Universidad se encuentran disponibles la gran mayoría de los servicios que se ofrecen al público en general, sin embargo, estos se encuentran diseminados en diferentes ubicaciones, lo cual no facilita al público interesado su experiencia en la búsqueda de la oferta disponible, tanto general como por temas de interés específicos y tampoco la posibilidad de realizar la solicitud o adquisición de los servicios en caso que lo requiera. Adicionalmente, para la solicitud/inscripción y pago de algunos servicios se utiliza una herramienta que presenta algunas debilidades tales como: no cuenta con una interfaz intuitiva dificultando la interacción con el usuario, la autenticación permite crear nuevos usuarios a clientes ya existentes, en muchos casos no es posible establecer fácilmente el responsable de un pago; además la administración de esta herramienta es dispendiosa y requiere una importante cantidad tiempo y esfuerzo.

En cuanto al registro de información de contacto e intereses se cuenta con múltiples formularios y diversidad de plataformas lo cual dificulta la consolidación de la información, la segmentación y el mercadeo.

Adicionalmente, no se cuenta con una herramienta institucional para la gestión de los eventos que permita el registro de participantes, el control de asistencia y certificación de los eventos, entre otras funcionalidades.

ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN:
Se revisaron alternativas de software disponibles en el mercado para comercio electrónico, gestión de eventos, plataformas para pagos en línea, y la alternativa de desarrollo a la medida.

RESUMEN DEL PROYECTO:
El proyecto consistió en la implementación de un sistema de información que contempla un portal que centraliza un catálogo con la oferta de los servicios institucionales (educación formal y no formal, eventos, entre otros) y permite que los interesados puedan realizar búsquedas por diferentes filtros (categoría, fecha, intensidad, jornada, lugar, modalidad, público objetivo, área, subárea, entre otros), y bajo un enfoque de autoservicio, registrarse en el portal como usuario, realizar transacciones adicionales tales como realizar la inscripción en los servicios, el pago en línea de aquellos que tengan costo, registrar sus intereses y deseos, consultar las inscripciones y pagos realizados, generar y descargar los certificados de asistencia a los servicios, entre otros. Un aspecto importante a resaltar en el sistema es que permite identificar quienes realizan los pagos y ofrece una mejora en el proceso de conciliación de los mismos.
El sistema permite identificar al momento del registro de usuario si la persona hace parte de la comunidad universitaria (estudiante, profesor, colaborador o egresado) de tal manera que puede ingresar con el correo y clave institucional; para el resto de personas es necesario la creación de una cuenta nueva.
Por medio de este sistema las áreas encargadas tienen la posibilidad de gestionar los servicios cubriendo todas las etapas del mismo, como además realizar inscripciones directas, gestionar el personal de staff, conferencistas, la agenda programada y monitorear la cantidad de inscritos, realizar checkin/out de asistentes a las diversas actividades y obtener información estadística para la toma de decisiones administrativas, entre otras.
Por último, la información de contacto e intereses se integra con la plataforma de CRM institucional para realizar la gestión de las relaciones con clientes actuales y potenciales.

OBJETIVO GENERAL:
Implementar un sistema de información que centralice la oferta de servicios institucionales (formación, educación no formal, eventos, entre otros) y permita a los interesados realizar la solicitud y adquisición de los mismos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
• Disponer de una aplicación intuitiva dirigida al público en general y a los que hacen parte de la comunidad universitaria, que centralice el catálogo de los servicios institucionales, facilite su búsqueda y permita en forma ágil realizar la solicitud o adquisición de los mismos.
• Facilitar la gestión de los eventos ofreciendo la funcionalidad para cubrir el ciclo de vida de los mismos.
• Integrar la información de contacto e intereses con la plataforma de CRM institucional.

DURACIÓN:
19 meses

METAS / INDICADORES:

INVERSIÓN (USD):
114333

RECURSOS HUMANOS, TÉCNICOS Y MATERIALES INVOLUCRADOS EN LA PRÁCTICA:
Recurso humano:

• Personal de la empresa externa contratada para el desarrollo del sistema (coordinador del proyecto, ingenieros de desarrollo)
• Líder funcional
• Líder técnico
• Ingeniero de desarrollo
• Equipo técnico de apoyo (Administrador de Servidores, Administrador de Base de datos, entre otros).

Recurso técnico:

• Servidores de base de datos (ambiente de desarrollo y producción)
• Servidores de aplicaciones (ambiente de desarrollo y producción)

IMPACTO:
Financiero, Mejora de servicios

LECCIONES APRENDIDAS:
El sistema ha tenido una gran acogida por las oficinas usuarias por su facilidad de uso y los rápidos beneficios que se han obtenido, y además ha sido una oportunidad de mejora de los procesos internos relacionados con la prestación de servicios institucionales.

RECONOCIMIENTOS, PREMIOS, DISTINCIONES, CERTIFICACIONES O ACREDITACIONES OBTENIDOS:

BIBLIOGRAFÍA:

RECURSOS COMPLEMENTARIOS:
Interfaz del Sistema
Opciones de Servicios
Logística de Identificación de inscritos a Cátedra Europa mediante la herramienta:
Acreditaciones
Identificación de invitados
Entrega de identificaciones
Control de asistentes
Identificación de invitados