Resumen de la práctica

ANTECEDENTES, CONTEXTO Y SITUACIÓN INICIAL:
Hasta el año 2015, la Universidad no contaba con un servicio de impresión, fotocopiado y escaner organizado y eficiente. Existía una gran heterogeneidad en los equipos de impresión, el número de equipos de impresión era considerablemente alto (casi un equipo por persona), marcas diferentes, poca eficiencia en contratos de mantenimiento y compra de insumos, lo que llevaba a un gasto muy alto en este rubro y a un alto desgaste administrativo.

ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN:
Contar con un servicio tercerizado, que gestione los servicios de impresión, copia y escaner, con equipos multifuncionales para la comunidad universitaria, que permita además contar con información detallada por centros de costos y usuarios, que sea muy eficiente y generador de valor para los usuarios y que reduzca costos.

RESUMEN DEL PROYECTO:
Una vez seleccionado el proveedor, se inició la implementación del proyecto la cual se llevó a cabo en un lapso de un año. En la implementación fueron entrando las diferentes unidades de la universidad con el fin de generar el menor impacto posible. Se realizó un trabajo importante de Gestión de cambio, para sensibilizar a la comunidad universitaria sobre el nuevo modelo de impresión, sus ventajas, la data generada y la posibilidad de tomar decisiones con la información generada.

OBJETIVO GENERAL:
Implementar un modelo tercerizado de impresión, copia y digitalización de documentos que sea altamente eficiente,reduzca la operatividad, los costos asociados y genere un alto nivel de satisfacción en los usuarios.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
impresión, copia y digitalización de documentos (escaner).

DURACIÓN:
El proyecto inició en el año 2015. Se implementó por fases en un término de un año.

METAS / INDICADORES:
-Reducir significativamente el número de equipos de impresión, copia y digitalización.

INVERSIÓN (USD):
300

RECURSOS HUMANOS, TÉCNICOS Y MATERIALES INVOLUCRADOS EN LA PRÁCTICA:
-Recursos humanos: Personal de la Dirección de Servicios Universitarios, Oficina de Servicios Generales, Coordinación de Archivos, correspondencia e impresión, Dirección de tecnologías de información.

IMPACTO:
-Del año 2015 al año 2018, se ha logrado disminuir un 20% el gasto de impresión de la Universidad.

LECCIONES APRENDIDAS:
Este tipo de proyectos donde hay altos impactos en la comunidad universitaria, son más exitosos y tienen mayor adopción en la medida que se acompañen de estrategias de gestión de cambio, que se implementen por fases y haya un alto involucramiento de la alta dirección de la institución.

RECONOCIMIENTOS, PREMIOS, DISTINCIONES, CERTIFICACIONES O ACREDITACIONES OBTENIDOS:

BIBLIOGRAFÍA:

RECURSOS COMPLEMENTARIOS:
Brochure Impresión:
Guía Práctica de uso de las impresoras de autoservicio
Volante Autoservicio de Impresión
Campaña de Impresión:
Mail 1:Expectativa
Mail 2:Expectativa
Mail 3:Expectativa
Guía: Tips para uso de las Impresoras en las Unidades